Met de Odoo-koppeling zorgt Claritalk ervoor dat alles wat je in een meeting bespreekt automatisch terechtkomt op de juiste plek in jouw Odoo-omgeving. Geen handmatig overtikken meer van taken of het uploaden van verslagen — dat gebeurt vanzelf.

Kort samengevat

Zodra een meeting in Claritalk verwerkt is, kan de koppeling twee dingen voor je doen:

1. Taken aanmaken in Odoo — Alle actiepunten uit de meeting worden als taken (project.task) in Odoo gezet, netjes gekoppeld aan de juiste afspraak in je agenda.
2. Een PDF-verslag uploaden naar Odoo — Het volledige verslag van de meeting wordt als bijlage toegevoegd aan de agenda-afspraak in Odoo. Optioneel kan ook de samenvatting als notitie op de afspraak gezet worden.

Wat gebeurt er precies na een meeting?

Stap 1 — De meeting wordt verwerkt

Nadat je conversatie is beëindigd, maakt Claritalk het verslag, de samenvatting en de takenlijst. Dit gebeurt zoals normaal, ongeacht of je een Odoo-koppeling hebt.

Stap 2 — Het systeem checkt: mag ik versturen?

De koppeling treedt pas in werking als:

• Jouw Odoo-koppeling actief en verbonden is.
• De acties die je wilt gebruiken aanstaan in je instellingen.
• De meeting gekoppeld is aan een afspraak in je Odoo-agenda (anders weet het systeem niet bij welke afspraak het de taken en bijlages moet plaatsen).
• Als je organisatie met een goedkeuringsstroom werkt, wordt er pas verstuurd nadat het verslag is goedgekeurd.

Stap 3 — De acties worden uitgevoerd

A. Taken aanmaken Voor elk actiepunt in je meeting maakt Claritalk een nieuwe taak aan in Odoo. In de omschrijving van die taak zit een directe link terug naar de oorspronkelijke agenda-afspraak, zodat je altijd kunt zien waar de taak vandaan komt.

B. PDF-verslag uploaden Het verslag wordt als PDF gegenereerd en toegevoegd als bijlage aan de Odoo-afspraak. De bestandsnaam bevat de naam van de meeting en de datum, zodat je het later makkelijk terugvindt.

C. Optioneel: samenvatting als notitie Als je dat wilt, zet Claritalk de samenvatting ook als tekstnotitie op de Odoo-afspraak zelf. Bestaande notities worden niet overschreven — de samenvatting wordt eronder toegevoegd.

Wanneer wordt er verstuurd?

Er zijn drie momenten waarop de Odoo-koppeling in actie komt:

Wat kun je zelf instellen?

Je hebt volledige controle over wat er wel en niet naar Odoo gaat. In je profielinstellingen onder Marketplace → Odoo kun je:

• De koppeling aan- of uitzetten door je Odoo-gegevens in te vullen (Odoo URL, database, e-mail en wachtwoord).
• Per actie aangeven of je hem wilt gebruiken (taken aanmaken, PDF uploaden, samenvatting als notitie).
• Koppelen aan een meeting-type — je kunt acties beperken tot bepaalde soorten meetings, bijvoorbeeld alleen klantgesprekken.
• Type rapport kiezen — bepaal welk soort PDF-rapport er geüpload moet worden (standaard: "Algemeen rapport").

Welke gegevens worden uitgewisseld?

Vanuit Claritalk naar Odoo:

• De actiepunten/taken uit je meeting.
• Het PDF-verslag van de meeting.
• Optioneel: een tekstuele samenvatting als notitie.
• Een link tussen taak en agenda-afspraak.

Vanuit Odoo naar Claritalk:

• Je agenda-afspraken (van de afgelopen 7 dagen) — zodat je een meeting kunt koppelen aan de juiste Odoo-afspraak.
• De notities die op die afspraken staan.

Wat als er iets misgaat?

Als de koppeling om wat voor reden dan ook niet lukt (bijvoorbeeld omdat je wachtwoord in Odoo is gewijzigd of omdat een afspraak niet meer bestaat), krijg je daar bericht van. Bij handmatig verzenden ontvang je een melding per e-mail als het misging. Je kunt dan in je instellingen je koppeling opnieuw verbinden en alsnog handmatig versturen.

Veiligheid

Je Odoo-inloggegevens (URL, database, gebruikersnaam en wachtwoord) worden versleuteld opgeslagen in onze omgeving. Bij het instellen van de koppeling controleert Claritalk ook of jouw Odoo-account de juiste rechten heeft om afspraken te lezen en taken en bijlages aan te maken. Als die rechten ontbreken, krijg je daar direct melding van.

Veelgestelde vragen

Moet ik per meeting iets doen om de koppeling te gebruiken? Nee. Zolang je meeting gekoppeld is aan een Odoo-agenda-afspraak en de acties aanstaan, gebeurt alles vanzelf.

Kan ik de samenvatting nog aanpassen voordat hij naar Odoo gaat? Ja, gebruik daarvoor de goedkeuringsstroom of stuur de meeting handmatig naar de integratie zodra je tevreden bent.

Wat gebeurt er als ik een meeting opnieuw verstuur? Dan worden de taken en het PDF-verslag opnieuw aangemaakt in Odoo. Notities worden toegevoegd aan bestaande notities, niet overschreven.

Werkt dit ook zonder gekoppelde agenda-afspraak? Nee. De koppeling heeft een Odoo-afspraak nodig als "anker" om taken en bijlages aan te hangen.